Recogida y embalaje en almacén: la guía completa para un cumplimiento de pedidos más rápido y preciso

La recogida y el embalaje en el almacén son la sala de máquinas del cumplimiento del comercio electrónico. Es el conjunto de pasos que convierten un pedido pagado en un envío correctamente embalado, con una etiqueta, un seguimiento y un cliente que se siente seguro de volver a comprar.

Si tienes una tienda online, amplias una operación de gestión logística o trabajas con proveedores y proveedores de terceros, mejorar el proceso de recogida y embalaje suele ser lo que más rápido se consigue: menos artículos incorrectos, menos daños, un envío más rápido y un coste por pedido más bajo.

Esta guía explica lo que significa recoger y empacar, los mejores métodos de recolección, los flujos de trabajo de empaque que reducen los errores y los KPI que demuestran que su operación está mejorando.

Qué significa recoger y empacar en almacén

La recogida y embalaje es un flujo de trabajo de logística en el que el personal del almacén (o la automatización) recoge los artículos correctos de las ubicaciones de almacenamiento y los empaca de forma segura para su envío. Se sitúa entre el almacenamiento del inventario y la entrega al transportista, y es una de las partes más importantes de la gestión logística de los pedidos.

A menudo oirás decir «seleccionar, empacar y enviar» como una sola frase, pero los pasos de «seleccionar» y «empacar» son los que más problemas de precisión ocurren: SKU incorrecto, cantidad incorrecta, artículos faltantes, mala amortiguación, colocación incorrecta de las etiquetas o el clásico «producto correcto, variante incorrecta».

Por qué recoger y empacar afecta directamente a la confianza de los clientes

La opción de recoger y empacar puede parecer «operativa», pero los clientes lo consideran la confiabilidad de la marca. Una operación de recogida y embalaje bien gestionada conduce a:

• Tiempos de envío más rápidos y plazos de entrega predecibles
• Mayor precisión en los pedidos (menos artículos incorrectos o faltantes)
• Reducción de devoluciones y reembolsos causado por errores de cumplimiento
• Menos daños en el producto gracias a mejores prácticas de envasado
• Mejores reseñas y repetir el comportamiento de compra

La recogida y el embalaje son fundamentales para el rendimiento de la gestión logística del comercio electrónico y la satisfacción del cliente, ya que determinan si los artículos correctos llegan de forma segura y puntual.

Cómo funciona el proceso de recogida y embalaje paso a paso

Cada almacén tiene su propio diseño y herramientas, pero el flujo principal suele tener este aspecto.

Publicación de pedidos y creación de listas de selección

Una vez que se confirma un pedido, el sistema genera una lista de selección (en papel o digital). La lista de selección le indica al recolector cuál SKU para recoger, cuántas unidades y dónde se almacenan (pasillo, papelera, estante). Este enfoque centrado en la lista de selección es la base de los flujos de trabajo de recogida y embalaje.

Recoger los artículos de las ubicaciones de almacenamiento

Los recolectores viajan a los lugares de almacenamiento, recuperan los productos, confirman que han elegido el artículo y la cantidad correctos y los trasladan a una cesta, carrito o contenedor de recolección. La recolección es donde se dedica la mayor parte del tiempo de trabajo, por lo que la elección del método de recolección es tan importante.

Mover los artículos recolectados al empaque

Los artículos recolectados se entregan en una estación de empaque (o primero en un área de consolidación si el pedido requiere artículos de varias zonas).

Verificación del embalaje y embalaje protector

Los empacadores verifican el contenido del pedido, seleccionan la caja o el sobre correctos, agregan material de estiba o acolchado, incluyen insertos si es necesario y sellan el paquete correctamente.

Etiquetado y preparación para el envío

El paquete recibe una etiqueta de envío, una selección del servicio de transporte (si corresponde) y se coloca en la zona de salida para su recogida.

Métodos de selección y cuándo usar cada uno

Elegir el método de selección correcto es una de las decisiones de mayor impacto que puede tomar. El método correcto depende del volumen de los pedidos, el número de SKU, la frecuencia con la que los artículos se repiten en todos los pedidos, la distribución del almacén y la dotación de personal.

1. Recogida de un solo pedido

Este es el enfoque más simple: un recolector selecciona un pedido a la vez.

Lo mejor para

• Bajo volumen de pedidos diarios
• Almacenes pequeños
• Gran variabilidad entre los pedidos

Compensaciones

• El tiempo de viaje se encarece a medida que aumenta el volumen
• Es más difícil escalar sin más personal

2. Recolección de lotes

La selección por lotes agrupa varios pedidos para que un recolector pueda tomar el mismo SKU una vez y luego ordenar los artículos en pedidos individuales.

Lo mejor para

• Muchos pedidos que comparten los mismos SKU
• Catálogos pequeños y de rápido movimiento
• Promociones y picos de volumen

Compensaciones

• Requiere una buena clasificación y verificación del empaque para evitar confusiones
• Funciona mejor con el escaneo y la organización transparente de carritos y carritos

3. Selección de zonas

La selección de zonas asigna a los recolectores a una zona de almacén específica. Los pedidos pasan por las zonas hasta que se recolectan todos los artículos.

Lo mejor para

• Almacenes más grandes
• Recuentos elevados de SKU
• Equipos en los que la especialización mejora la velocidad

Compensaciones

• Requiere un proceso de consolidación limpio
• Pueden aparecer cuellos de botella si una zona está sobrecargada

4. Recogida de olas

Wave picking entrega los pedidos en oleadas (a menudo cronometrados según las horas límite del transportista o los cronogramas de personal). Es útil cuando necesitas coordinar las distintas zonas y los cronogramas de envío.

Lo mejor para

• Almacenes de volumen medio a alto
• Ventanas estrictas de recogida en transportistas
• Logística multicanal

Compensaciones

• Se requiere más planificación y soporte del sistema
• Menos flexible si las prioridades cambian constantemente

Mejores prácticas de embalaje que reducen los daños y las devoluciones

Empacar no es simplemente «ponerlo en una caja». Es un proceso controlado que protege el producto, comunica tu marca y evita la frustración de los clientes.

Elija el tamaño y el material de embalaje correctos

• Usa el embalaje más pequeño que se ajuste de forma segura al artículo
• Evite las cajas sobredimensionadas que aumentan los costos de peso dimensional
• Haga coincidir los sobres con los cartones con la fragilidad y la forma del producto

Estandarice las estaciones de empaque

Una buena estación de empaque debe tener:

• Tamaños de caja comunes al alcance de la mano
• La cinta, las etiquetas y los cortadores se colocan de manera uniforme
• Básculas y herramientas de dimensionamiento (si utiliza la opción de comparar precios)
• Los procedimientos operativos estándar claros se publican a la altura de los ojos
• Un flujo de trabajo de escaneo para la verificación cuando sea posible

Añade el relleno protector correcto

Usa la amortiguación en función del riesgo, no del hábito:

• Envoltorio de burbujas o espuma para productos frágiles
• Papel kraft para un control moderado del movimiento
• Almohadas inflables para productos ligeros con espacio
• Separadores para pedidos de varios artículos que pueden rayarse

Verificación incorporada

Dos enfoques comprobados:

• Verificación de selección (escanear en el momento de la selección)
• Verificación del paquete (escanear en el paquete)

Incluso un paso de escaneo ligero puede evitar los errores más costosos (artículo incorrecto, variante incorrecta, cantidad incorrecta).

Consejos sobre el diseño del almacén que agilizan la recolección

El diseño del almacén es una palanca de beneficios oculta. Un pequeño cambio en la colocación de los productos puede reducir drásticamente el tiempo de caminata.

Ranura las máquinas que se mueven rápidamente más cerca del empaque

Tus SKU más vendidos deberían estar en las ubicaciones de fácil acceso, cerca de las estaciones de empaque y de salida.

Agrupe los artículos que se piden con frecuencia

Si los clientes suelen comprar productos A + B, guárdalos más cerca unos de otros. Esto reduce la longitud promedio de las rutas de recolección.

Mantenga los pasillos aptos para recoger

• Etiquetado transparente (pasillo, compartimento, estante, contenedor)
• Espacio suficiente para que pasen los carros
• Minimice los callejones sin salida y los retrocesos

Usa una «zona dorada» para las selecciones de alta frecuencia

La «zona dorada» suele ser la altura de la cintura a los hombros, donde elegir es más rápido y menos agotador físicamente.

Cómo las herramientas de WMS mejoran la precisión de recolección y empaque

Si el volumen de pedidos aumenta, los procesos manuales comienzan a quebrarse: aumentan las selecciones erróneas, el recuento de inventario se desvía y las nuevas contrataciones tardan demasiado en aumentar.

Un sistema de gestión de almacenes (WMS) ayuda a:

• Asignación de rutas de selección
• Seguimiento de las ubicaciones de los contenedores
• Compatible con flujos de trabajo por lotes, zonas u oleadas
• Activación de la verificación por escaneo de códigos
• Sincronización del inventario en todos los canales

La recolección y el empaque son un flujo de trabajo que se puede optimizar con el software de almacén para reducir los costos y mejorar la eficiencia.

KPI que te indican si el proceso de recogida y empaquetado está mejorando

Si no lo mides, adivinarás, y adivinar se vuelve caro en cuanto a la gestión logística.

Tasa de precisión de selección

Qué le dice: con qué frecuencia se seleccionaron los artículos y cantidades correctos.
Cómo mejorar: escaneo, etiquetado de contenedores más claro, mejor clasificación, mejor capacitación.

Tasa de precisión de los pedidos

Qué le dice: el pedido se envió con el contenido correcto en general.
Cómo mejorar: verificación de paquetes, procedimientos operativos estándar de empaque, menos entregas.

Líneas elegidas por hora

Qué le dice: productividad de los recolectores.
Cómo mejorar: optimización de rutas, mejor diseño, selección de lotes/zonas.

Duración del ciclo del pedido

Qué le dice: tiempo desde la liberación del pedido hasta el envío.
Cómo mejorar: planificación de olas, preparación de las estaciones de empaque, mejor personal.

La tasa de daños y devoluciones está vinculada a la gestión logística

Qué le dice: si la protección del embalaje es adecuada.
Cómo mejorar: embalaje con el tamaño adecuado, mejores normas de embalaje, bucles de retroalimentación sobre la manipulación del transportista.

Errores comunes de recogida y embalaje y cómo prevenirlos

Los pequeños problemas se repiten a gran escala. Estos son los puntos de falla y las soluciones más comunes.

Error: SKU similares guardados uno al lado del otro sin una diferenciación clara

Corregir: añada etiquetas de estantería, fotos de contenedores, escaneo de códigos de barras y reglas de clasificación para las variantes.

Error: no hay ningún paso de verificación formal

Corregir: escanear en el momento de la selección o escanear en el paquete. Incluso un solo paso de escaneo puede reducir considerablemente los envíos de artículos incorrectos.

Error: las decisiones de embalaje se toman «por instinto»

Corregir: crea reglas de embalaje por tipo de producto (frágil, líquido, ropa, artículos múltiples).

Error: los nuevos empleados aprenden solo siguiendo

Corregir: Listas de verificación de SOP, señalización de estaciones, selecciones breves para pruebas con supervisión.

Error: los recolectores pierden tiempo buscando ubicaciones

Corregir: aplique la disciplina de ubicación, los recuentos cíclicos y el seguimiento a nivel de contenedor.

Una práctica lista de verificación de SOP para recoger y empacar

Utilícela como una línea base rápida y personalícela según su operación.

Lista de verificación de selección de SOP

• Confirma la prioridad del pedido y la hora límite del transportista
• Utilice la lista de selección del sistema (evite la selección de memoria)
• Verifica el SKU y la cantidad en el contenedor
• Coloca los artículos en la ranura correcta para la cesta/carrito
• Marque las excepciones de inmediato (existencias agotadas, daños, ubicación incorrecta)
• Entregue en el área de empaque o consolidación

Lista de verificación del SOP de embalaje

• Verifica que los artículos se ajusten al pedido antes de sellarlos
• Elige el embalaje en función de las normas del producto (no de conjeturas)
• Añade un relleno protector y asegura el movimiento
• Incluye encartes solo si son necesarios para ese tipo de pedido
• Sellar de manera uniforme y etiquetar en una superficie plana
• Etapa en el carril de salida correcto por transportista o servicio

Si vendes en línea, especialmente en varias regiones, el rendimiento de recoger y empacar se convierte en tu objetivo reputación de la marca.

Para Portavoz comerciantes, la calidad de la gestión logística es importante porque:

• Los clientes esperan un envío rápido y pedidos precisos
• La variedad de productos y las ubicaciones de los proveedores pueden aumentar la complejidad
• Los picos estacionales pueden sobrecargar los flujos de trabajo manuales

Un sistema sólido de recogida y empaquetado te ayuda a mantener altos los niveles de servicio mientras te centras en las actividades de crecimiento, ya sea lanzar nuevos productos, mejorar la conversión o incluso crear una actividad secundaria que se convierta en algo más grande (sí, incluso para las personas que intentan ganar dinero en línea con una operación eficiente).

Si vas a combinar varios proveedores, prioriza la coherencia:

• Estandarice las expectativas de empaque
• Establezca requisitos de manipulación claros para artículos frágiles o de primera calidad
• Alinee los SLA de despacho con las promesas de entrega orientadas al cliente

Cuándo usar el servicio de recogida y embalaje interno en lugar de un 3PL

En algún momento, la mayoría de las marcas en crecimiento se preguntan: ¿deberíamos mantener la gestión logística interna o subcontratarla a un 3 PL?

Internamente tiene sentido cuando

• El volumen de pedidos es manejable
• Los productos requieren personalización, creación de kits o una presentación estricta de la marca
• Está optimizando los márgenes y puede funcionar de manera eficiente

Un 3PL tiene sentido cuando

• El volumen es alto o muy estacional
• Necesita regiones de entrega más rápidas sin abrir nuevos almacenes
• Quieres costos de cumplimiento y acuerdos de nivel de servicio predecibles
• Dedica demasiado tiempo a gestionar la mano de obra y el espacio del almacén

Incluso si subcontratas, conocer los aspectos básicos de la selección y empaquetado te ayuda a evaluar correctamente a un socio y a formular las preguntas operativas correctas.

Reflexiones finales

La recolección y empaque es donde la eficiencia del almacén se convierte en la experiencia del cliente. Cuando se optimizan las rutas de recogida, se incorpora la verificación y el embalaje sigue reglas uniformes, se envían más rápido y con menos errores, y las solicitudes de asistencia y las devoluciones se entregan sin necesidad de hacer un esfuerzo heroico.

Para equipos que crean con Portavoz, piense en recoger y empacar como su base operativa. Si lo haces bien, todo lo demás (anuncios, selección de productos, retención de clientes) será más fácil porque tu gestión logística es fiable.